Gdy Monitoring DDD jest prowadzony na papierze, przed audytem ktoś zwykle szuka segregatora. W PestScan masz komplet dokumentów pod jednym linkiem. Audytor IFS albo BRCGS najczęściej prosi o trzy rzeczy: aktualną mapę rozmieszczenia urządzeń, komplet protokołów z przeglądów i analizę trendów. W segregatorze szuka się tego kwadrans, a zwykle i tak brakuje jednej karty. W PestScan masz wszystko w panelu klienta, z każdego komputera i o każdej porze. MIXTUM od lat prowadzi w tym systemie dokumentację DDD, więc historia twojego obiektu uzupełnia się z każdą wizytą, a nie z każdym kolejnym segregatorem.
Co widzi audytor, a co ty
Panel klienta pokazuje te same dokumenty, o które pyta audytor i kontrola sanitarna:
- mapę obiektu z ponumerowanymi stacjami deratyzacyjnymi, pułapkami i lampami owadobójczymi,
- protokół z każdej wizyty: data, technik, stan każdego urządzenia, zużycie preparatu, zalecenia dla zakładu ze zdjęciami,
- analizę trendów: aktywność szkodników w czasie, dla całego obiektu i dla pojedynczej strefy,
- karty charakterystyki stosowanych preparatów,
- historię wszystkich twoich lokalizacji na jednym koncie, jeśli masz kilka zakładów albo sieć sklepów.
Przed audytem otwierasz mapę i protokoły na ekranie albo je drukujesz. Nie przepisujesz niczego z kart do tabeli, bo analiza trendów powstaje automatycznie z wpisów technika.
Jak to działa podczas wizyty
Każda stacja w twoim obiekcie ma własny kod. Technik skanuje go telefonem przy każdej kontroli, wpisuje stan urządzenia, ilość zużytego preparatu i to, co zauważył wokół: ślady żerowania, szczelinę pod bramą, paletę odstawioną pod ścianę. Zalecenie dla zakładu trafia do protokołu ze zdjęciem, więc przy następnej wizycie widać, czy zostało wykonane.
Protokół pojawia się w panelu po zakończeniu wizyty. Wpis ma datę i godzinę z urządzenia technika. Nie da się dopisać go tydzień później na kolanie, co przy audycie odróżnia zapis od opowieści.
Co robisz ty
Logujesz się do panelu klienta linkiem z nagłówka tej strony. Dane dostępu dostajesz od swojego opiekuna w MIXTUM. Osoba, którą zakład wyznaczył do nadzoru nad ochroną przed szkodnikami, ma w panelu wszystko, czego potrzebuje do takiego nadzoru. Może sprawdzić, czy wizyta odbyła się w terminie, które zalecenia są otwarte i gdzie w ostatnich miesiącach rosła aktywność gryzoni.
Jeśli obsługujemy kilka twoich obiektów, widzisz je w jednym miejscu i porównujesz między sobą. Dla sieci handlowej albo grupy zakładów to jeden raport zamiast dziesięciu teczek z dziesięciu miast.
Bez papieru
Segregator ma trzy słabe punkty: karty giną, wpisy bywają nieczytelne, a datę można dopisać po fakcie. Elektroniczny zapis nie ma żadnego z nich. Nie drukujemy protokołów, nie wozimy teczek i nie prosimy o podpis na kartce, którą i tak trzeba by zeskanować. Mniej papieru oznacza przy okazji mniej odpadów, ale pierwszym powodem jest audyt, nie ekologia.
Czym jest PestScan
PestScan to oprogramowanie dla firm zwalczających szkodniki. Składa się z trzech części: aplikacji dla technika w terenie, programu biurowego i panelu klienta. Producent podaje, że korzysta z niego ponad 125 000 użytkowników w ponad 40 krajach, a raporty spełniają wymagania ISO, HACCP, IFS i BRC. MIXTUM jest użytkownikiem systemu, nie jego sprzedawcą. Nie kupujesz oprogramowania ani licencji, dostęp do panelu jest częścią obsługi DDD.
Czego PestScan nie robi
PestScan dokumentuje, ale nie wykrywa. Wpis powstaje wtedy, gdy technik stoi przy stacji. Między wizytami gryzoń może żerować w magazynie przez kilka tygodni i w PestScan zobaczysz to dopiero przy następnym przeglądzie. Jeśli chcesz wiedzieć o odłowie tego samego dnia, potrzebujesz czujników w stacjach, czyli systemu Xignal. Oba systemy się uzupełniają: Xignal zgłasza zdarzenie, technik reaguje, a wizyta po alercie jest udokumentowana w PestScan tak jak każda inna.
Jakość dokumentacji zależy też od tego, kto ją prowadzi. System nie zauważy śladu żerowania za technika. Dlatego w MIXTUM nad programem ochrony czuwa biolog terenowy, który ocenia wpisy techników i to, co dzieje się w zakładzie między wizytami. System jest tak dobry, jak ludzie, którzy w nim pracują, i dokumentacja w PestScan tego nie zmienia.
