Ślady gryzoni w zakładzie: co robić, gdy znajdzie je audytor

Gdy audytor znajdzie ślady gryzoni, kolejność działań jest zawsze ta sama: najpierw produkt, potem ocena sytuacji, następnie przyczyna, a na końcu dowody dla jednostki certyfikującej. Jeszcze w trakcie audytu zabezpiecz strefę i produkty, które mogły mieć kontakt z gryzoniem. Wezwij firmę DDD i zapisz zdarzenie. Niezgodność i tak trafi do raportu. Od tego, co zrobisz w kolejnych dniach, zależy, czy zamkniesz ją w terminie. BRCGS daje na dowody działań, analizę przyczyny i plan działań zapobiegawczych 28 dni kalendarzowych od audytu. IFS Food daje cztery tygodnie od otrzymania planu działań. Jeśli ślady znalazł inspektor sanitarny, a nie audytor, obowiązuje inny tryb.

W trakcie audytu: pierwsza godzina

1. Nie sprzątaj niczego, zanim obejrzysz i sfotografujesz miejsce. Audytor już je widział, a zdjęcia będą potrzebne do oceny i analizy przyczyny.
2. Ustal, które produkty mogły mieć kontakt z gryzoniem: otwarte surowce, opakowania, wyroby w tej strefie i na jego prawdopodobnej trasie. BRCGS w punkcie 4.14.8 wymaga w takiej sytuacji natychmiastowego wskazania zagrożonych produktów i ograniczenia ryzyka zanieczyszczenia.
3. Odizoluj je, oznacz i zablokuj zgodnie z procedurą postępowania z produktem niezgodnym (BRCGS 3.8.1, IFS 5.10.1). O ich dalszym losie zdecydujesz po ocenie, nie w pośpiechu.
4. Wezwij firmę DDD na interwencję i poproś o protokół z wizyty.
5. Sprawdź najbliższe urządzenia na mapie oraz protokoły z ostatnich wizyt dla tej strefy. Oceń, czy coś wcześniej wskazywało na problem.
6. Zapisz zdarzenie w dokumentacji ochrony przed szkodnikami. IFS w punkcie 4.13.4 wymaga dokumentowania każdego zasiedlenia i podjętych środków.

Rozmawiaj z audytorem rzeczowo. Pokaż, że procedura działa. Nie przerzucaj winy na firmę DDD, bo według IFS 4.13.3 odpowiedzialność za nadzór nad programem i tak zostaje w zakładzie.

Ocena: stary ślad czy aktywna obecność

Od tej oceny zależą kolejne działania, więc zrób ją razem z technikiem albo biologiem, a nie na oko.

• Świeżość. Świeże odchody są ciemne, lśniące i miękkie. Stare są matowe, szarawe i kruche. Nadgryzienia z jasnymi, ostrymi krawędziami są nowe.
• Gatunek. Odchody myszy mają kilka milimetrów. Odchody szczura są wyraźnie większe. Jak rozpoznać oba gatunki po śladach, piszemy w atlasie: mysz domowa i szczur wędrowny.
• Zasięg. Obejrzyj sąsiednie strefy, przestrzeń nad sufitem podwieszanym, korytka kablowe, palety pod ścianami i magazyn opakowań. Sprawdź, czy w urządzeniach są odłowy albo ślady żerowania.
• Kontakt z produktem. Sprawdź, czy produkt był otwarty, czy opakowania są naruszone i czy ślady znajdują się na powierzchni, która styka się z żywnością.

O losie zablokowanych produktów decyduje kompetentna i upoważniona osoba, a ocena konsekwencji ma być udokumentowana (BRCGS 3.7.2). Możliwe decyzje to zwolnienie, przerób, zmiana przeznaczenia albo zniszczenie. Zniszczenie ze względów bezpieczeństwa wymaga zapisu (BRCGS 3.8.1). Jeśli dojdziesz do wniosku, że niebezpieczny produkt opuścił już zakład, uruchamiasz procedurę wycofania. Art. 19 rozporządzenia (WE) nr 178/2002 wymaga wtedy natychmiastowego wycofania żywności z rynku i powiadomienia właściwych organów.

Przy sprzątaniu odchodów pracuj w rękawicach i masce. Zwilż zabrudzone miejsce przed czyszczeniem. Nie zamiataj i nie odkurzaj suchych odchodów. Tak zaleca Medycyna Praktyczna w poradniku o hantawirusach, którymi człowiek zakaża się najczęściej przez rozpylone odchody gryzoni.

Działania natychmiastowe w pierwszych dniach

• Mycie i dezynfekcja strefy zgodnie z procedurą zakładu, z zapisem.
• Zagęszczenie urządzeń i częstsze kontrole w strefie zdarzenia, zgodnie z decyzją wykonawcy i zapisem w planie.
• Tymczasowe zabezpieczenie dróg wejścia: listwa pod bramą, zaślepka przejścia instalacji, siatka na otworze.
• Trutka wewnątrz tylko wtedy, gdy wykonawca stwierdzi aktywną inwazję. BRCGS w punkcie 4.14.5 dopuszcza ją w strefie z otwartym produktem wyłącznie w takim przypadku i tylko w formie zabezpieczonej. Po opanowaniu problemu trzeba ją wycofać.
• Analiza trendów po zdarzeniu. BRCGS w punkcie 4.14.11 wymaga jej po każdej inwazji, niezależnie od analizy rocznej.
• Przegląd oceny ryzyka, na której opiera się program. BRCGS w punkcie 4.14.2 wymaga jej przeglądu po każdym poważnym problemie ze szkodnikami.

Przyczyna źródłowa: dlaczego wszedł i dlaczego nikt tego nie zauważył

Analiza przyczyny ma odpowiedzieć na dwa pytania. Pierwsze: którędy gryzoń wszedł i co zatrzymało go w zakładzie. Drugie: dlaczego program nie wychwycił tego wcześniej. IFS w punkcie 5.11.1 wymaga analizy przyczyny co najmniej przy niezgodnościach dotyczących bezpieczeństwa. BRCGS w punkcie 3.7.2 wymaga ustalenia przyczyny źródłowej, terminów działań, osób odpowiedzialnych i sprawdzenia, czy działania zadziałały.

Typowe przyczyny mieszczą się w czterech grupach:

• drogi wejścia: szczeliny pod bramami, otwarte drzwi, nieuszczelnione przejścia instalacji, kanalizacja, palety i dostawy,
• warunki: rozsypany surowiec, odpady, palety i sprzęt przy ścianach, rzadko ruszane zakamarki,
• wykrywanie: brak urządzeń w tej strefie, zbyt rzadkie kontrole, pracownicy, którzy widzieli ślady i ich nie zgłosili (BRCGS 4.14.12),
• reakcja: zalecenie z protokołu, którego nikt nie wykonał (BRCGS 4.14.9).

Przykład ilustracyjny, rozpisany metodą kolejnych pytań "dlaczego". Odchody przy regale z mąką. Dlaczego tutaj? Mysz wchodziła szczeliną pod bramą nr 3. Dlaczego była szczelina? Uszczelka zerwała się w marcu. Dlaczego jej nie wymieniono? Zalecenie było w protokole z kwietnia, ale nikt w zakładzie nie odpowiadał za zalecenia firmy DDD. Przyczyna źródłowa: brak obiegu zaleceń. Korekta to nowa uszczelka. Działanie zapobiegawcze to przypisanie każdego zalecenia osobie z terminem i comiesięczny przegląd otwartych zaleceń. Sama uszczelka zamknęłaby tylko ten jeden przypadek.

Terminy zamknięcia niezgodności w IFS Food i BRCGS

	IFS Food wersja 8	BRCGS Food Safety Issue 9
Termin na dowody	4 tygodnie od otrzymania planu działań, który audytor wysyła najpóźniej 2 tygodnie po ostatnim dniu audytu	28 dni kalendarzowych od audytu
Co wysyłasz	dowody wdrożonych korekt oraz działania korygujące z osobą odpowiedzialną i terminem; działania korygujące mogą być wdrożone później, najpóźniej przed audytem recertyfikacyjnym	dowody działań korygujących, analizę przyczyny źródłowej i plan działań zapobiegawczych z terminami
Gdy nie zdążysz	certyfikat może nie zostać wydany	certyfikat nie zostanie przyznany, potrzebny jest nowy pełny audyt
Niezgodność szczególnie poważna	przy ocenie Major albo KO z oceną D certyfikat nie może być wydany; przy jednej Major i wyniku co najmniej 75 procent możliwy jest audyt uzupełniający, najpóźniej 6 miesięcy po audycie; przy recertyfikacji dotychczasowy certyfikat jest wycofywany z bazy IFS w ciągu 2 dni roboczych, a użytkownicy bazy, którzy obserwują zakład, dostają powiadomienie	przy niezgodności krytycznej albo poważnej wobec wymagania fundamentalnego certyfikat nie jest wydawany, a ponowny audyt odbywa się nie wcześniej niż 28 dni kalendarzowych po audycie; część klientów wymaga natychmiastowego poinformowania ich o takiej sytuacji

W BRCGS przy ocenie D albo C z dwiema poważnymi niezgodnościami zamknięcie wymaga dodatkowej wizyty jednostki albo oceny zdalnej w ciągu 28 dni kalendarzowych od audytu. Terminy liczą się od dnia audytu, więc pracę nad przyczyną zaczynasz od razu, nie po otrzymaniu raportu.

Jakie dowody wysłać jednostce certyfikującej

• zdjęcia miejsca przed naprawą i po niej,
• faktury za naprawy; IFS wprost zaznacza, że oferta naprawy nie jest dowodem, bo pokazuje zamiar, a nie wykonanie,
• protokół interwencji firmy DDD i protokoły kolejnych wizyt, które pokazują, że aktywność ustała,
• zaktualizowaną mapę urządzeń i plan zwalczania szkodników,
• analizę trendów po zdarzeniu i zapis przeglądu oceny ryzyka,
• zapis decyzji o zablokowanych produktach, a przy zniszczeniu jego potwierdzenie,
• potwierdzenie szkolenia pracowników z rozpoznawania i zgłaszania śladów,
• zmienioną procedurę, jeśli przyczyną był jej brak, z dowodem, że ludzie ją znają.

W IFS korekty i działania korygujące przekazuje się jednostce po angielsku, więc przygotuj tłumaczenie od razu. Jak MIXTUM prowadzi interwencję i stały program przeciw gryzoniom w zakładach, opisujemy na stronie deratyzacja dla firm.